Fiche lecture n°9

Titre

Document et numérisation : enjeux techniques, économiques, culturels et sociaux

Références bibliographiques
CHAUMIER, Jacques. Document et numérisation : enjeux techniques, économiques, culturels et sociaux. Paris: ADBS Edition, 2006, 119 p. (Sciences et techniques de l'information).
ISBN 2-84365-080-1

Sujet
Place du numérique dans notre société

Mots-clé
Document numérique
Numérisation
Sociologie
Métadonnées
Enjeux

Auteur
CHAUMIER, Jacques

Résumé
Cet ouvrage est une synthèse en six parties sur le document numérique, ses supports de conservation et de diffusion, ainsi que les problèmes techniques et les enjeux qui lui sont liés.
Nous apprendrons donc que les supports ont évolué depuis son apparition liée à l'outil informatique. Nous pouvons mentionner les supports magnétiques et les supports optiques apparus plus récemment. Il existe plusieurs types de documents numériques. Cette typologie est définie selon la nature, les composantes et le mode de production d'un document. Sont apparus, grâce à la numérisation de nouveaux objets numériques: les hyperdocuments et les documents multimédias. Ce concept de document numérique marque une rupture avec le document papier, et ce particulièrement au niveau de la lecture.
Il existe divers types de diffusion du document sous forme numérique. Ces différents types sont définis selon le support utilisé pour la conservation à plus ou moins long terme des documents. Le choix du support se fera selon les besoins de la structure et de ses utilisateurs. Les structures pourront donc choisir les disques optiques numériques, les disques optiques non effaçables, les disques optiques effaçables, le livre électronique ou Internet. La mise à disposition appelée mise en ligne des documents sur Internet a mené des bouleversements quant à la structure même des documents.
Des problèmes techniques peuvent donc apparaître à la création du document, qu'il naisse numérique ou qu'il soit le résultat d'une numérisation. Il faudra donc bien prendre en considération le codage des caractères, la compression des données, les formats de fichiers, la structuration des documents, l’identification des documents et les métadonnées. Ces différents aspects auront un impact considérable lorqu'on voudra faire des recherches sur les documents aussi bien par des moteurs de recherche ou via des catalogues de structures.
La numérisation, comme toute technologie, possède ses propres enjeux. Parmi ces enjeux, nous parlerons de la mondialisation de l’information et du problème des langues. On remarque aussi une délocalisation des traitements, comme l'ajout des métadonnées et de la traduction, toujours dans un souci d'économie ce qui peut mener à une perte de qualité. De nombreux problèmes juridiques sont liés à la documentation numérique et en particulier lorsqu'on parle du droit d'auteur. De nombreux projets de mise en communs des fonds des différentes structures sont en cours et ils ont été facilités grâce à l'apparition et à une meilleure appréhension du numérique. Évidemment, pour en revenir aux problèmes juridiques, il faudra prendre en compte la sécurité et la confidentialité ainsi que l’authentification des documents. Pour cela, plusieurs technologies sont utilisées comme la cryptographie, le tatouage ou encore l'application des data rights management systems.
Comme pour tout document, se pose la question de la pérennité. Elle est encore plus réelle pour le document numérique. En effet, il n'y a pas encore un dépôt légal défini mais si des projets de lois on été votés comme la loi DADVSI. On ne peut pas non plus prévoir la durée de vie des supports puisqu'ils sont le résultat d'une technologie trop récente. Enfin, résultat de la rapidité des évolutions technologiques, les systèmes de lecture des documents deviennent obsolètes.
Pour terminer, l'auteur évoque ensuite la notion des usages et des mésusages du document numérique. Il entend par ces termes quelles sont les utilisations actuelles des documents numériques et comment elles évoluent puisqu'elles sont comme les nouvelles technologies sans cesse en train d'évoluer. Ces usages concernent particulièrement la lecture du document et de ce fait les revues et livres électroniques ainsi que de l'édition électronique ou comment on l'exploite le document. Il faudra tout de même se méfier de la pertinence des informations qu'il contient et respecter les droits qui lui sont liés.

Avis critique
J'ai choisi cet ouvrage pour deux raisons. Tout d'abord puisqu'il traite du document numérique en son entier et ensuite puisqu'il a été écrit par Jacques Chaumier qui est une personnalité importante dans le monde de la documentation et plus particulièrement de la documentation numérique. J'en ai apprécié la lecture. En effet il évoque toutes les notions liées au document numérique. Il traite les parties techniques, économiques et sociologiques. Je le recommande à toutes les personnes qui veulent en savoir un peu plus sur ce nouveau type de document en pleine expansion.

Fiche lecture n°8

Titre

La conservation de notre patrimoine numérique

Références bibliographiques
MOLINARO, Stéphane. La conservation de notre patrimoine numérique. Defidoc. Disponible sur : http://www.defidoc.com/defidoc2pdf.php?file=info_doc_connaissance/PatrimoineNumeriqueGestion (Consulté le 11 décembre 2006)

Sujet
Comment conserver le patrimoine numérique?

Mots-clé
Patrimoine
Numérique
Document numérique
Archive
Conservation
Informatique

Auteur
Fabrice Molinaro

Résumé
Des politiques de conservation des documents numériques ont été mises en place. Il faut en effet préserver ce type d'information qui est tout aussi important que l'information analogique étant donné sa prolifération et son utilisation dans tout type de structure, qu'il s'agisse d'institutions, d'entreprises ou encore de structures documentaires. Cette préservation amène à une gestion complexe. Il faudra prendre en compte de nombreux éléments. Elle est due à la complexité des objets numériques liée à la diversité des formats et à la croissance rapide de ces objets. Des normes ont été misent en place pour permettre une meilleure conservation des données. Mais elles sont peu ou pas utilisées. S'ajoute à cela que les documents créés numériquement sont souvent modifiés régulièrement et que les différentes versions ne sont pas forcément sauvegardées. Cet aspect pourrait mener à certaines pertes du patrimoine et c'est pour cela qu'il faut mettre au point des techniques et des politiques spécifiques de conservation et de protection. Ces techniques pourraient aussi être des solutions efficaces lors de bugs informatiques ou de pertes des données qu'elles soient volontaires ou accidentelles.
La préservation doit être réfléchie par des professionnels, comme ça a été le cas pour les documents analogiques. Les archivistes se posent ses questions depuis le début du document numérique. Étant donné le champ d'application, les informaticiens font aussi partie de cet enjeu. Des questions comme l'organisation et l'archivage de ces informations doivent être posées. En effet, plus les documents seront bien organisés, plus il sera facile de les archiver, même avec peu de connaissances en archivistique. Ensuite se pose la question des documents à sauvegarder. On ne peut pas tout conserver d'une part parce que tous les documents ne sont pas indispensables et d'autre part car cela engendrerait des volumes trop importants. Il faudra ensuite respecter les techniques de conservation afin de ne pas détériorer les documents choisis.

Avis critique
Cet article met en avant la conservation du patrimoine numérique. La notion de patrimoine est vaste et elle est ici traitée dans son entier. Il est intéressant car il nous résume les différentes démarches à effectuer lors de la mise en place d'une politique de conservation et ce dans n'importe quel type de structure, qu'elle soit documentaire ou non. Il relève aussi la question de la normalisation. On apprend qu'une norme ISO existe mais qu'elle est peu utilisée. Cela peut nous permettre de réfléchir à d'autres moyens mis en œuvre mondialement comme le protocole OAI-PMH.

Fiche lecture n°7

Titre

Les stratégies de gestion et de conservation préventive des documents électroniques

Références bibliographiques
LUPOVICI, Catherine. Les stratégies de gestion et de conservation préventive des documents électroniques. BBF [en ligne].2000, tome 45, n°4, p.43-54. Disponible sur: http://bbf.enssib.fr/sdx/BBF/pdf/bbf-2000-4/07-lupovici.pdf (Consulté le 10 décembre 2006).

Sujet
L'archivage à long terme des documents numériques

Mots-clé
Document numérique
Information numérique
Préservation
Archivage
Conservation
Migration
Émulation
OAIS
CEDARS
NEDLIB
PANDORA
PRESERV

Auteur
LUPOVICI, Catherine

Résumé

Tout comme la question s'est posée pour les documents papiers, les structures traitant des documents numériques s'interrogent et mettent en œuvre des systèmes de gestion pour une bonne conservation de ces documents. Cette question a beaucoup évoluée. On s'intéresse à la conservation du support, avec la migration du support et de son contenu ainsi qu'au rafraîchissement du support et l'émulation de l'environnement technique. Afin de palier au vieillissement du support, des organismes ont procédés à un rafraîchissement du support de l’information en recopiant périodiquement les données d’un support sur un autre. Se posent aussi les problèmes liés aux technologies informatiques. En effet, le cycle de validité des programmes, périphériques, méthodes de traitement de l’information a une durée de 2 à 5 ans. On devra donc s'attarder sur la conservation des supports et de leur environnement informatique. Deux méthodes sont utilisées, la migration régulière des documents et l'émulation.
Un objet d'information numérique est techniquement complexe. Il faut donc bien définir ce qu'on va préserver. L’information contenue, la fixité de l’objet, la référence à l’objet, la provenance et le contexte de l’objet. Ces informations doivent donc être préservées en complément de l'objet tout au long de son cycle de vie.
La mise en place d'un système d'archivage numérique implique la considération des volumes de production des documents numériques et la gestion des droits. Beaucoup d'acteurs entre en jeu: les créateurs/fournisseurs/propriétaires des droits, les bibliothèques nationales et les communautés de créateurs. Les grands courant mis en place pour l'archivage à long terme des documents numériques se basent sur le réseau. Il faudra aussi prendre en compte l'aspect économique. Plusieurs pays ont mis en œuvre des systèmes de dépôt légal mais ces derniers nécessitent encore des modifications afin de considérer tous les types de documents numériques. Le concept d’archive à long terme des objets numériques est un système permettant l’enregistrement des objets, leur gestion documentaire et technique et qui sait les communiquer à la demande.
Une norme générique définissant les fonctions et les métadonnées de gestion des objets d’information est en cours d’élaboration. Il s'agit du modèle de référence d’un Système d’Archive Ouvert, l'OAIS (Open Archival Information System). Ce système, élaboré par le Comité consultatif pour les systèmes de données spatiales (CCSDS), constitue un modèle de référence d’un système d’archivage ouvert. La NASA (National Space Agency) aux États-unis et le CNES (Centre national d’études spatiales) ont participé à l’élaboration de ce modèle de référence. Ce modèle peut être appliqué à tous types de document, c'est-à-dire numérique ou traditionnel. Une archive OAIS interagit avec son environnement et est composée de plusieurs entités fonctionnelles comme l’entité d’ingestion, l’entité de stockage, l’entité de gestion de données, l’entité d’accès et l’entité administration. On peut aussi noter qu'il couvre tout le traitement d'une archive, depuis la collecte des données jusqu'à la fourniture aux utilisateurs.

Des projets basés sur le modèle OAIS sont en cours dans certaines bibliothèques. Ils expérimentent la mise en place de systèmes d'archives afin d’évaluer la charge de travail et de tester diverses méthodes de préservation à long terme. On peut mentionner le projet CEDARS, du Consortium of University Research Libraries (CURL), le projet NEDLIB (Networked European Deposit Library), subventionné par le Programme Télématique de la Commission européenne, le projet PANDORA (Preserving and Accessing Networked Documentary Resources of Australia), de la Bibliothèque nationale d'Australie et le projet PRESERV, programme de préservation de RLG (Research Libraries Group).
Les stratégies de préservation des documents numériques sont guidées par la préservation et l’accès au code informatique des contenus et non plus uniquement par la préservation du support. Ces stratégies posent les fonctions de préservations sur des techniques d'archivage électronique et en découle une forte convergence entre les pratiques des deux mondes des archives et des bibliothèques. Cette convergence est concrétisée par le modèle OAIS. Il faudra aussi réfléchir à la négociation des droits et faire évoluer la législation sur le dépôt légal.

Avis critique
Cet article nous présente les différents moyens mis en œuvre pour assurer une longue vie au document numérique. Il met en cause sa pérennité dans son ensemble, qu'il s'agisse de l'objet d'information, c'est-à-dire de son contenu ou du support sur lequel il est stocké. Je l'ai trouvé intéressant et je pense qu'il est pertinent de le mentionner lorsqu'on parle de collection numérique. En effet, une collection constituée, l'est pour évoluer mais aussi pour durer. Si les auteurs de sa création ne se sont pas posés la question de la pérennité de leurs données, elle a de fortes chances de ne pouvoir durer, du moins, les documents qui la constituent.

Fiche lecture n°6

Titre

Les acquisitions dans le contexte électronique

Références bibliographiques

CAVALIER François. Les acquisitions dans le contexte électronique. BBF [en ligne]. 2006, t. 51, n°1, p.62-65. Disponible sur: http://bbf.enssib.fr/sdx/BBF/pdf/bbf-2006-1/bbf-2006-01-0062-010.pdf (Consulté le 6 décembre 2006).

Sujet
L'acquisition de documentation électronique par le moyen du consortium ainsi que sur ses implications et résultats

Mots-clé
Acquisition
Politique documentaire
Document électronique
Collection numérique
Consortium
Couperin
CADIST
Icolc

Auteur
CAVALIER, François

Résumé
L'acquisition des documents électroniques diffère en différents points de l'acquisition d'autres types de documents. Cette différence est particulièrement visible de par le fait qu'ils n'ont pas de statut propre.
L'acquisition de collections numériques est un mode lié à plusieurs modèles économiques. Ils sont au nombre de cinq. Le modèle papier – électronique, le modèle électronique – papier, le modèle tout électronique, l'échantillonnage suivant la taille de la structure et le paiement à la transaction. Il faudra donc bien réfléchir lors de la mise en place de la politique d'acquisition de quel modèle on se rapproche le plus.
Ces modèles produisent parfois des dommages collatéraux. En effet, le problème qui se pose le plus souvent est qu'une fois la collection acquise, on n'est pas sur de sa pérennité. Cette insécurité peut être liée à l'éditeur, à la plate-forme, à la licence achetée. Souvent, les archives sont disponibles uniquement sur le site de l'éditeur et lorsque les droits d'accès s'arrêtent la structure ayant acquis la licence n'a plus accès aux documents. Ce problème ne se pose pas avec la version papier puisqu'une fois qu'on a un document, on peut le consulter autant de fois qu'on le désire même si l'abonnement est terminé. Des consortiums comme Couperin travaillent à La gestion des archives numériques par le réseau des bibliothèques et non par le seul fournisseur. Des bouquets de titres électroniques sont mis en place. Ils favorisent la gestion du côté de l'éditeur mais ne sont pas avantageux pour les structures documentaires car elles n'ont pas forcément besoin de tous les titres proposés dans ces bouquets.
Ces bouquets posent aussi d'autres problèmes. En effet, le fait que toutes les structures acquièrent les mêmes documents rend l'offre identique, la variété des ressources qui était chère aux structures perd de sa pertinence. S'en est suivi une chute des prêts en bibliothèques et un questionnement sur la pertinence des grands réseaux documentaires comme celui des CADIST. Cette évolution n'a pas que des effets pervers puisqu'elle va conduire à une refonte des réseaux et des structures dans ces réseaux. Le développement de la documentation électronique a aussi permis de doper une offre documentaire trop souvent déficiente.
Quelles sont les perspectives de cette situation? L'acquisition de documents numériques est donc un enjeu majeur pour les structures documentaires, en particulier pour les bibliothèques de l'enseignement supérieur. Cette réflexion a aussi permis de se rapprocher des chercheurs et des décideurs des universités. L'établissement de consortiums permet le renforcement du réseau qui donnera la possibilité aux structures d'évoluer en même temps que les modes de structuration de la recherche.

Avis critique
Cet article, intéressant à lire, nous informe des différents modes d'acquisition de documents numériques existants. Il est intéressant par le fait qu'il détaille les différents aspects à prendre en considération lors de ce type d'acquisition. Il est principalement basé sur l'acquisition de bibliothèques numériques et de périodiques électroniques. Il mentionne aussi l'existence de consortiums comme Couperin. Je trouve un peu dommage qu'il soit si court et il serait très intéressant de se pencher un peu plus sur la question. En effet, il me semble que les structures documentaires, bien que la documentation numérique soit maintenant bien ancrée dans les mœurs, ont parfois des difficultés à intégrer l'achat de ce type de document dans leur politique d'acquisition.

Fiche lecture n°5

Titre

La recherche sur le patrimoine, nouvelles convergences : du papier au numérique, la diffusion de la recherche sur le patrimoine.

Références bibliographiques
VERDIER, Hélène. La recherche sur le patrimoine, nouvelles convergences : du papier au numérique, la diffusion de la recherche sur le patrimoine. Culture&Recherche [en ligne]. 2006,n°108, p. 22. Disponible sur: http://www.culture.gouv.fr/culture/editions/r-cr/cr108.pdf (consulté le 6 décembre 2006).

Sujet
Mise en place d'une diffusion par voie numérique de la recherche sur le patrimoine.

Mots-clé
Patrimoine
Patrimoine numérique
Numérisation
Revue électronique
In Situ

Auteur
VERDIER, Hélène. VIRON-ROCHET, Anne-Claire.

Résumé
Article extraits du dossier de la lettre Culture et Recherche n°108, communiqué du Ministère de la Culture et de la Communication. Le dossier concerne les évolutions dans la prise en considération de notre patrimoine. L'article traite de la question du numérique dans cette prise en compte et de la diffusion de la recherche concernant le patrimoine.
Dans cet article l'auteur, nous explique la mise en place d'un dispositif de diffusion de la recherche nationale alliant les dossiers documentaires et la publication d'ouvrages. La mise en place d’une sous-direction en charge de l’archéologie, de l’ethnologie, de l’inventaire et du système d’information de la direction de l’architecture et du patrimoine, a permis de réfléchir à une nouvelle organisation du traitement de l’information. Les bases de données documentaires, conçues comme un système d’indexation et de pilotage, seront désormais reliées à une plate-forme de diffusion de l’information en XML. Cette plateforme abritera, dans le cadre du dispositif de décentralisation des services de l’inventaire général du patrimoine culturel, les dossiers produits sous forme numérique, ainsi que la revue In situ.
In Situ, est une revue qui a été créée en 2001 par le ministère de la culture. Elle propose aux internautes la restitution des travaux scientifiques sous une forme numérique. Au départ, elle était élaborée avec des outils de production html.La revue dispose désormais d’un outil de fabrication plus automatisé qui simplifie sa mise en oeuvre, mais qui n'empêche pas d'appliquer les exigences éditoriales propres à toute revue, qu’elle soit électronique ou non comme un comité de publication ou un livret de recommandations aux auteurs.
L’accord passé entre le ministère de la culture et le CNRS a permis de développer une collaboration avec l’INIST (Institut de l’information scientifique et technique) sur le projet SINEDIE (Système d’information d’édition électronique), dont l’objectif est la mise au point d’une chaîne de production électronique incluant d’une part, un outil de conversion automatique des textes dans un format plus pérenne, le XML, et d’autre part un outil de gestion éditoriale.

Avis critique
Cet article nous résume les dispositions prises par le Ministère de la culture et de la communication quant au numérique. Il nous donne un état des lieux de la situation c'est-à-dire où ils en sont, ce qu'ils comptent développer et comment ils comptent le faire.
Bien qu'il soit relativement court, il est intéressant car nous montre que tout le monde s'intéresse au numérique et que cette technologie est de plus en plus développée et utilisée, quelque en soit son résultat final. On créé des groupes de recherches pour développer et mettre en œuvre ce nouveau mode de communication de plus en plus prisé. Il expose en plus le point de vue patrimonial et le point de vue technique de ce nouveau mode de diffusion.

Fiche lecture n°4

Titre

De la bibliothèque classique à la bibliothèque numérique : continuité et rupture

Références bibliographiques
LUPOVICI, Catherine. De la bibliothèque classique à la bibliothèque numérique : continuité et rupture. Disponible sur : http://www.adbs.fr/uploads/docsi/670_fr.pdf (consulté le 13 novembre 2006).

Sujet
Comment s'effectue le passage de la bibliothèque classique à la bibliothèque numérique?

Mots-clé
Bibliothèque
Centre de documentation
Politique documentaire
Bibliothèque numérique
Collection numérique
Document numérique
Mise en ligne de document
Droit de l'information
Ressource électronique

Auteur
LUPOVICI Catherine, Directrice du Département de la bibliothèque numérique à la Bibliothèque nationale de France

Résumé
L'arrivée d'Internet dans les bibliothèques classiques a renforcé l'utilisation du numérique et a mené à une rupture technologique forte. Le concept de bibliothèque numérique, lié à l'explosion d'Internet, a pu s'étendre à ce qu'il représente de nos jours.
Les structures documentaires se sont toujours intéressées aux nouvelles technologies et ont toujours essayé d'adapter leurs méthodes de travail à ces technologies. Cette adaptation a commencé avec l'informatisation des structures en passant par le développement des systèmes centralisés partagés de production des catalogues de bibliothèques puis par la mise en place de systèmes intégrés de gestion de bibliothèque et la création de logiciel spécialisés. À toutes ces évolutions, les structures ont du ajouter à leurs systèmes de gestion, des systèmes de gestion des ressources numériques pour la constitution de collections numériques.
La notion de collection est donc une sélection dans un ensemble de documents afin de constituer un sous-ensemble qui peut être limité par une politique documentaire. Ces collections sont organisées, rangées et consultables dans un lieu physique. Les documents numériques ont toujours été considérés comme des objets documentaires au même titre que les documents physiques. Un document numérique a cependant une dimension supplémentaire qui est le support de transmission de l'information. Cette dimension a changé les modes de communication des documents ainsi que certaines ruptures par rapport à la gestion traditionnelle des documents. Les documents numériques n'ont été considérés comme objets d'acquisition à l'arrivée de support comme le disque compact. Est ensuite apparue la version Internet qui va maintenant supplanter les versions cédérom. En effet, certains documents n'existent maintenant plus que sur le Web. Vient s'ajouter à cela la notion de version, qui peut évoluer plus rapidement que pour un document papier.
L'informatisation a aussi eu pour objectif de faciliter la recherche d'informations et de ce fait la localisation des ressources. Des catalogues collectifs de structures documentaires ont donc été créés. Ces catalogues permettant une recherche unique sur tous les fonds des structures qui y participent. On accède donc a des créations de portails basés sur le principe du web.
Les structures documentaires fonctionnent en suivant une politique documentaire. Cette politique est établie en fonction des volontés des dirigeants ainsi que des besoins des utilisateurs. Lorsqu'une structure met ses ressources en ligne, les utilisateurs deviennent mondiaux et il est difficile de définir leurs besoins. Des enquêtes sont réalisées mais ne sont pas forcément représentatives puisque répond qui le veut. Le catalogage des ressources est aussi remis en question. Des comités ont mis en place des systèmes de catalogage coopératif pour le faciliter. Mais ce le catalogage est menacé par les outils en développement pour l'utilisation du Web en veille stratégique et en gestion des connaissances des entreprises. Vient ensuite la question de communication des documents et les droits liés à celle-ci comme les droits d'accès. Les structures sont aussi amenées à produire et mettre à disposition leurs propres documents. Elles publient donc leur production et deviennent alors responsable du suivi des ressources avant l'acte de publication. Enfin, elles sont confrontées aux problèmes liés à la conservation et à la préservation des ressources numériques.
Il existe plusieurs modèles de bibliothèques numériques. Tout d'abord la bibliothèque hybride. Elle consiste à l'ajout de ressources numériques à leur catalogue et à l'accès à ces ressources via le Web, tout en conservant la même politique documentaire. Puis la bibliothèque numérique sur Internet qui désigne une collection organisée de métadonnées qui pointent sur des ressources réparties sur le réseau. Enfin la bibliothèque numérique patrimoniale qui consiste à numériser des documents pour les rendre accessibles au grand public.

Avis critique
Cet article, publié en 2000, n'est pas récent mais très complet sur l'évolution du numérique dans les structures documentaires. Il définit correctement le concept de bibliothèque numérique et ses différentes fonctions.
Il nous montre que les bibliothèques numériques sont construites sur le modèle des bibliothèques classiques. Et que cette ouverture vers l'innovation peut représenter une menace pour les services rendus par les bibliothèques.
Je l'ai trouvé intéressant à lire car il nous présente le concept de bibliothèque numérique dans son intégrité. Il nous permet d'intégrer les avantages et les inconvénients qu'engendre la mise en place d'une bibliothèque numérique dans une structure documentaire, qu'elle soit bibliothèque ou centre de documentation.

Fiche lecture n°3

Titre

La bibliothèque numérique et l'entreprise

Références bibliographiques
CHAUMIER Jacques. La bibliothèque numérique et l'entreprise. Defidoc [en ligne]. Disponible sur : http://www.defidoc.com/defidoc2pdf.php?file=internet_intranet/BibliNum (Consulté le 13 novembre 2006).

Sujet
Le principe de bibliothèque numérique et sa mise en œuvre dans les entreprises

Mots-clé
Document numérique
Bibliothèque numérique
Entreprise
Patrimoine de l'entreprise
Gestion des documents

Auteur
CHAUMIER, Jacques

Résumé
La bibliothèque numérique, largement inspirée de la bibliothèque classique, offrent de nouvelles fonctionnalités par rapport à cette dernière. L'utilisateur n'a plus à se déplacer pour accéder à l'information et peut avoir accès au document à tout moment quel que soit le lieu où il se trouve. Elle est donc basée sur le principe "the right information for the right man in the right time". Cette disponibilité est un élément très important dans l'utilité des bibliothèques numériques. Le deuxième facteur est la visualisation du document. Le document pourra être consulté de deux façons possibles, suivant sa numérisation. Il le sera soit en mode image soit en plein texte.
Des recherches seront ainsi possibles dans le document. L'utilisateur pourra aussi se l'approprier c'est-à-dire l'annoter, ajouter des commentaires et l'imprimer pour en avoir une version papier s'il le désire. Le document pourra être mis à jour suivant la politique de la structure de création en ce qui concerne les différentes versions. Les bibliothèques numériques permettront donc aux différentes structures une meilleure visibilité et une meilleure diffusion de l'information.
Ce concept de bibliothèque numérique rencontre cependant des difficultés dues à la jeunesse de cette technologie et aux différents moyens techniques à utiliser pour sa mise en œuvre. Des problèmes, qui semblent être réglés maintenant, se sont posés concernant la normalisation. Ils concernaient le codage des caractères. En ce qui concerne la diffusion, le format le plus utilisé est le format PDF, maintenant bien installé dans les mœurs. Viennent ensuite les problèmes d'identification des documents numériques avec la question du DOI (Digital Object Identifier). Des questions devront être posées en ce qui concerne les droits liés aux documents. Des systèmes de protection sont mis en place pour le respect du copyright, comme le watermarking mais ne semblent pas être d'une efficacité totale. On parle aussi beaucoup des systèmes DRM (Digital Right Management) mais ils sont encore très controversés. Enfin, qu'en est-il de la pérennité de ces documents? Il n'existe pas de dépôt légal, la durée de vie des supports est encore incertaine et les systèmes de lecture deviennent rapidement obsolètes.

Avis critique
Jacques Chaumier écrit que l'information et les documents sont devenus numériques et que les auteurs de ces documents préfèrent qu'ils soient numériques plutôt que papiers. Il est vrai qu'il plus aisé de créer un document numérique en particulier lorsqu'il s'agit de documents administratifs ou d'études.
Selon lui le document numérique est accessible par tout le monde de n'importe où et à n'importe quel moment, et qu'il y a valorisation de l'information. La disponibilité immédiate est un facteur d'efficacité ainsi que la richesse de consultation mais il faut faire attention à la pertinence des informations. De plus cette accessibilité n'est pas encore prouvée, que la consultation se fasse dans un environnement professionnel ou privé. La valorisation se fait par le fait que les données sont diffusées plus simplement et plus rapidement. Ceci est donc un facteur intéressant pour les entreprises.
Il insiste sur la possibilité de conserver le document sous forme numérique, et le fait qu'il ne soit pas obligatoire de l'imprimer. Or, il a été démontré via une étude que de plus en plus de documents sont imprimés. Le document numérique est donc une bonne solution en ce qui concerne la diffusion mais la lecture à l'écran reste encore inconfortable et les utilisateurs préfèrent lire sur papier. Le fait qu'on puisse restructurer, annoter ou créer des liens sur les documents est en effet un avantage.
L'auteur pose beaucoup de question que tous les acteurs du document numérique se posent comme la pérennité des documents, faut il tout conserver car on constate une production très importante et qu'il est plus facile de produire du document numérique que du document papier.
Après lecture de cet article, on constate que l'auteur nous présente plus le document numérique comme du patrimoine et de la capitalisation des savoirs. Il parle peut de sa place réelle dans l'entreprise, ce qu'il va vraiment apporter, hormis le fait qu'il définisse une bibliothèque numérique comme un "outil de management pour l'entreprise". Cependant, il définit longuement la notion de bibliothèque numérique et les difficultés qu'on peut rencontrer lors de son utilisation, ce qui le rend intéressant dans notre cadre d'étude.

Fiche lecture n°2

Titre

En route vers la bibliothèque numérique : les projets en Allemagne

Références bibliographiques
Enderle, Wilfried. En route vers la bibliothèque numérique : les projets en Allemagne. BBF [en ligne]. 1997, n° 3, p. 60-63. Disponible sur : http://bbf.enssib.fr/sdx/BBF/pdf/bbf-1997-3/14-enderle.pdf (Consulté le 22.11.2006).

Sujet
Présentation des projets de numérisations en Allemagne, où en sont-ils par rapport à cette technologie.

Mots-clé
Projet
Numérisation
Allemagne
Projet Gerhard
Projet SSG-FI
Projet IBIS
Webdoc

Auteur
ENDERLE, Wilfried

Résumé
La création de bibliothèques numériques est une question que se posent de plus en plus de structures documentaires, en particulier les bibliothèques universitaires. Le but de cette création est la mise en ligne des ressources de la structure afin de permettre une plus grande accessibilité de leur fonds. En Allemagne, beaucoup d'universités ont déjà mis en route des projets.
Sous le terme de bibliothèque numérique, trois aspects doivent être pris en considération, car il n'évoque pas uniquement le fait que les informations et les textes existent sous forme électronique et sont accessibles, immédiatement, directement et dans leur intégralité, à partir d’un ordinateur personnel. Ces trois aspects sont les systèmes d'accès, les services électroniques de fourniture de documents et les documents numérisés.
Les systèmes d’accès sont le terme regroupant les moteurs de recherches, les annuaires ou les catalogues qui permettent à l'utilisateur d'accéder aux documents. Comme une bibliothèque possède un catalogue pour présenter son fonds, une bibliothèque virtuelle se doit de posséder des systèmes d'accès qui permettront à ses utilisateurs de trouver les documents qui les intéressent. Trois projets ont été mis en place dans cet optique : le projet SSG-FI (Sondersammelgebiets-Fachinformation), le projet IBIS et le projet Gerhard (German Harvest Automated Retrieval and Directory).
On entend par les services de fourniture de documents les bases de données où sont stockés les documents possédés par les différentes structures. On prendra comme exemple le GBV (Gemeinsamer Bibliotheksverband) qui regroupe le catalogue des monographies situées dans les bibliothèques associées au GBV et une base d’articles.
Les systèmes d'accès semblent donc être développés mais on ne peut pas en dire autant des bibliothèques numériques. En effet, des projets de numérisation sont en cours mais ne concernent pas tous les textes intégraux et ils ne semblent que proposer les fondements des bibliothèques numériques. Seront pris comme exemple les projets WebDOC et MEDOC.

Avis critique
Cet article a été écrit en 1997, les données sont donc dépassées. Je l'ai choisi car il fait un état des lieux de la situation du numérique à l'époque, un peu comme une rétrospective. Il peut aussi permettre une comparaison avec les projets mis en œuvre de nos jours, voir comment le document numérique est maintenant considéré par rapport à 1997 et comment ces nombreux projets ont évolués.
Il nous donne donc une vision de la prise en compte de l'arrivée du numérique et comment les différentes structures, qu'elles soient documentaires ou pas, projettent de l'utiliser. Il nous démontre aussi la volonté d'exploiter cette nouvelle technologie et quels avantages elle apporte. Les projets en cours en Allemagne sont surtout des projets universitaires élaborés pas des bibliothèques universitaires qui veulent mettre leurs données à disposition de leurs utilisateurs. Le numérique et tout ce qu'il comporte apparaît comme une révolution pour le milieu universitaire, qu'on se place du côté des chercheurs aussi bien que du côté des étudiants.
L'auteur définit le concept du numérique. Il le sépare en trois secteurs: les systèmes d’accès, les services électroniques de fourniture de documents, les documents numérisés. Ce concept apparaît donc comme une révolution.
L'auteur n'expose que les avantages du numérique et présente les projets les uns après les autres comme s'il s'agissait de la révolution du siècle. Il met certes en avant les projets en cours et la prise en compte de cette évolution comme une amélioration dans la recherche et la mise à disposition de données. Mais il ne présente pas les problèmes qu'il peut apporter. Peut être qu'il était trop tôt à cette époque pour prendre du recul par rapport aux supports et aux problèmes juridiques que le numérique pouvait amener.

Fiche lecture n°1

Titre

La chaîne de traitement des documents numériques : caractéristiques et mise en œuvre

Références bibliographiques
Lupovici, Christian. La chaîne de traitement des documents numériques : Caractéristiques et mise en œuvre. BBF [en ligne]. 2002, n° 1, p. 86-91. Disponible sur : http://bbf.enssib.fr/sdx/BBF/pdf/bbf-2002-1/13-lupovici.pdf (Consulté le 20.11.2006).

Sujet
Définition d'une chaîne documentaire applicable au document numérique

Mots-clé
Document numérique
Chaîne documentaire
Traitement
Gestion du document

Auteur
LUPOVICI, Christian

Résumé
L'auteur nous présente ici le document numérique. Comment nous sommes passés du document objet au document sujet. Même si la chaîne de traitement des documents numériques ne diffère pas de celle des documents papiers, le document numérique n'est lié à aucun support physique qui n'est que le véhicule de l'information et il n'est pas encore traité dans les bibliothèques en tant que tel. Les bibliothèques ou autres structures documentaires sont donc confrontées à la gestion de ces documents numériques, aussi bien ceux qu'elles produisent que ceux qu'elle acquiert. Cette gestion demande des compétences que les professionnels de l'information possèdent, qu'ils soient bibliothécaires ou documentalistes.
Le document numérique devra suivre différents traitements avant d'être mis à la disposition des utilisateurs. Il y aura tout d'abord l'acquisition, lors de laquelle il faudra faire attention aux droits liés au document ainsi que lors du transfert du document dans la base de la structure documentaire. Il faudra ensuite vérifier la structure du document, c'est-à-dire vérifier si les métadonnées ont bien été renseignées. Si elles ne l'ont pas été, il faudra les ajoutées. Cet ajout concernera aussi les documents créés localement. Il faudra enfin vérifier le format du document. Toutes ces étapes nécessiteront la mise en place de procédure de vérification, ce qui permettra un allègement du travail humain.
Le traitement de documents numérique nécessite une organisation de la chaîne de traitement selon la structure. Que cela soit au niveau de la collecte des documents avec des organisations techniques et humaines. Il en sera de même pour la vérification du modèle de structure et le traitement des métadonnées. Enfin, il faudra penser à la gestion des cycles d'édition et de correction ainsi que de la mise à jour du système d'information.
Ce traitement demande donc plus de compétences que les professionnels, s'ils ne les ont pas encore, devront acquérir et cela mènera à un élargissement de ces compétences.
Cette chaîne aura un impact sur l'organisation des services comme ça a été le cas pour le Service Commun de la Documentation donné en exemple dans cet article.

Avis critique
L'auteur nous présente ici une chaîne documentaire qui pourra être adaptée au document numérique. Il base surtout sa proposition sur les bibliothèques, en particulier universitaire puisque c'est son domaine.
Il expose donc que les bibliothèques sont les plus confrontées au document numérique puisqu'elles en produisent et qu'elles numérisent des documents qu'elles doivent ensuite gérer et préserver. Il aurait aussi pu prendre aussi en compte les autres structures documentaire comme les centres de documentation, les archives et les musées qui sont elles aussi concernées de très près par ce type de document.
Il dit ensuite que le document n'est lié à aucun support physique, qu'il ne sert que de véhicule. Or, si ce support n'existait pas, le document numérique ne pourrait pas exister non plus. Ils sont donc indissociables.
Le traitement du document numérique devra être suivi d'une refonte des services et d'une répartition des tâches.
L’auteur remet donc en question toute l’organisation des structures documentaires si elles sont amenées à traiter des documents numériques.