Fiche lecture n°7

Titre

Les stratégies de gestion et de conservation préventive des documents électroniques

Références bibliographiques
LUPOVICI, Catherine. Les stratégies de gestion et de conservation préventive des documents électroniques. BBF [en ligne].2000, tome 45, n°4, p.43-54. Disponible sur: http://bbf.enssib.fr/sdx/BBF/pdf/bbf-2000-4/07-lupovici.pdf (Consulté le 10 décembre 2006).

Sujet
L'archivage à long terme des documents numériques

Mots-clé
Document numérique
Information numérique
Préservation
Archivage
Conservation
Migration
Émulation
OAIS
CEDARS
NEDLIB
PANDORA
PRESERV

Auteur
LUPOVICI, Catherine

Résumé

Tout comme la question s'est posée pour les documents papiers, les structures traitant des documents numériques s'interrogent et mettent en œuvre des systèmes de gestion pour une bonne conservation de ces documents. Cette question a beaucoup évoluée. On s'intéresse à la conservation du support, avec la migration du support et de son contenu ainsi qu'au rafraîchissement du support et l'émulation de l'environnement technique. Afin de palier au vieillissement du support, des organismes ont procédés à un rafraîchissement du support de l’information en recopiant périodiquement les données d’un support sur un autre. Se posent aussi les problèmes liés aux technologies informatiques. En effet, le cycle de validité des programmes, périphériques, méthodes de traitement de l’information a une durée de 2 à 5 ans. On devra donc s'attarder sur la conservation des supports et de leur environnement informatique. Deux méthodes sont utilisées, la migration régulière des documents et l'émulation.
Un objet d'information numérique est techniquement complexe. Il faut donc bien définir ce qu'on va préserver. L’information contenue, la fixité de l’objet, la référence à l’objet, la provenance et le contexte de l’objet. Ces informations doivent donc être préservées en complément de l'objet tout au long de son cycle de vie.
La mise en place d'un système d'archivage numérique implique la considération des volumes de production des documents numériques et la gestion des droits. Beaucoup d'acteurs entre en jeu: les créateurs/fournisseurs/propriétaires des droits, les bibliothèques nationales et les communautés de créateurs. Les grands courant mis en place pour l'archivage à long terme des documents numériques se basent sur le réseau. Il faudra aussi prendre en compte l'aspect économique. Plusieurs pays ont mis en œuvre des systèmes de dépôt légal mais ces derniers nécessitent encore des modifications afin de considérer tous les types de documents numériques. Le concept d’archive à long terme des objets numériques est un système permettant l’enregistrement des objets, leur gestion documentaire et technique et qui sait les communiquer à la demande.
Une norme générique définissant les fonctions et les métadonnées de gestion des objets d’information est en cours d’élaboration. Il s'agit du modèle de référence d’un Système d’Archive Ouvert, l'OAIS (Open Archival Information System). Ce système, élaboré par le Comité consultatif pour les systèmes de données spatiales (CCSDS), constitue un modèle de référence d’un système d’archivage ouvert. La NASA (National Space Agency) aux États-unis et le CNES (Centre national d’études spatiales) ont participé à l’élaboration de ce modèle de référence. Ce modèle peut être appliqué à tous types de document, c'est-à-dire numérique ou traditionnel. Une archive OAIS interagit avec son environnement et est composée de plusieurs entités fonctionnelles comme l’entité d’ingestion, l’entité de stockage, l’entité de gestion de données, l’entité d’accès et l’entité administration. On peut aussi noter qu'il couvre tout le traitement d'une archive, depuis la collecte des données jusqu'à la fourniture aux utilisateurs.

Des projets basés sur le modèle OAIS sont en cours dans certaines bibliothèques. Ils expérimentent la mise en place de systèmes d'archives afin d’évaluer la charge de travail et de tester diverses méthodes de préservation à long terme. On peut mentionner le projet CEDARS, du Consortium of University Research Libraries (CURL), le projet NEDLIB (Networked European Deposit Library), subventionné par le Programme Télématique de la Commission européenne, le projet PANDORA (Preserving and Accessing Networked Documentary Resources of Australia), de la Bibliothèque nationale d'Australie et le projet PRESERV, programme de préservation de RLG (Research Libraries Group).
Les stratégies de préservation des documents numériques sont guidées par la préservation et l’accès au code informatique des contenus et non plus uniquement par la préservation du support. Ces stratégies posent les fonctions de préservations sur des techniques d'archivage électronique et en découle une forte convergence entre les pratiques des deux mondes des archives et des bibliothèques. Cette convergence est concrétisée par le modèle OAIS. Il faudra aussi réfléchir à la négociation des droits et faire évoluer la législation sur le dépôt légal.

Avis critique
Cet article nous présente les différents moyens mis en œuvre pour assurer une longue vie au document numérique. Il met en cause sa pérennité dans son ensemble, qu'il s'agisse de l'objet d'information, c'est-à-dire de son contenu ou du support sur lequel il est stocké. Je l'ai trouvé intéressant et je pense qu'il est pertinent de le mentionner lorsqu'on parle de collection numérique. En effet, une collection constituée, l'est pour évoluer mais aussi pour durer. Si les auteurs de sa création ne se sont pas posés la question de la pérennité de leurs données, elle a de fortes chances de ne pouvoir durer, du moins, les documents qui la constituent.